1. cogenti  (obblighi di legge)
2. volontari (come ad esempio le certificazioni di sistema ai sensi delle norme ISO 14001, ISO 9001, ISO 45001),

Una delle risorse più preziose che ci troviamo a gestire e che puntiamo ad ottimizzare perché NON RINNOVABLE  è il TEMPO.

La frammentazione e la complessità delle attività connesse con i requisiti cogenti e volontari in materia di QHSE (Quality, Health, Safety, Environment) è elevata così come sono molto impattanti sull’operatività e la cassa dell’organizzazione gli effetti nel caso di mancata conformità.

L’elenco dei requisiti QHSE a cui un’azienda è soggetta è davvero lungo (ne riporto per semplicità un estratto):

• Formazione lavoratori, formazione dirigenti, formazione preposti e relativi aggiornamenti
• Formazione RSPP (interno o esterno che sia), formazione RLS (se eletto) e relativi aggiornamenti
• Formazione addetti primo soccorso ed antincendio e relativi aggiornamenti
• Formazione carrellisti, uso piattaforme ed altri mezzi di sollevamento e relativi aggiornamenti, lavori in quota, spazi confinati, PES/PAV
• Nomina RSPP, ASPP CSP/CSE (quando previsto), medico competente, addetti gestione emergenze,..
• Redazione PSC,POS, DUVRI
• Redazione DVR generale, DVR specifici (incendio, ATEX, MMC,  chimico, rumore, vibrazioni, stress lavoro correlato, ROA, CEM e relativi aggiornamenti con periodicità che cambia in relazione al tipo di rischio valutato)
• Redazione MUD
• AUA
• Analisi scarichi, emissioni in atmosfera, ambienti di lavoro
• CPI
• Attività previste dai requisiti dei sistemi di gestione conformi alle ISO (come minimo ciclo di audit e riesame della direzione)
• Protocolli COVID (ahimè)

Senza contare le varie ed eventuali ed i contrattempi che sono spesso all’ordine del giorno.

Affidarsi a un RSPP esterno od un consulente per alcuni di questi servizi è certamente un valido supporto, ma con un approccio strutturato si può trovare un importante contenimento dei costi e una maggiore efficienza ed efficacia nella gestione degli adempimenti in Sicurezza sul Lavoro.

Per ogni adempimento da fare, gli step da attivare sono i seguenti:

1. Definizione specifica per la richiesta preventivo
2. Richiesta preventivo (1-3)
3. Raccolta preventivo
4. Valutazione preventivo
5. Trattativa
6. Firma preventivo/Emissione ordine
7. Condivisione con il consulente di dati ed informazioni

L’impegno in termini temporali per i 7 steps di cui sopra, varia, a seconda della complessità e dell’organizzazione dell’azienda, da 4 a 16 ore per adempimento.  Tale impegno deve essere poi moltiplicato in relazione agli n. requisiti a cui ottemperare.

E questo solo per la fase di attivazione, senza contare poi la fase di supporto in fase di esecuzione e di revisione finale del documento/progetto formativo/adempimento .

Ma il tempo non è l’unico aspetto da gestire. L’emissione di una nuova legge o l’aggiornamento di requisiti cogenti, la gestione delle varie scadenze, sono tutti aspetti che devono essere monitorati con efficacia e poi sviluppati con prontezza.

Senza una visione di insieme ed una pianificazione preventiva inoltre si perde il controllo dei costi e non è in alcun modo possibile definire dei budget precisi e sensati.

Diventa quindi strategico e  necessario lavorare su una progettazione preventiva di dettaglio per tenere sotto controllo le scadenze e la complessità degli adempimenti e per potersi concentrare sul proprio business.

 Una soluzione a questi problemi

il nostro dipartimento di ricerca e sviluppo, ha progettato uno prodotto/servizio ad hoc che si chiama MOSAICO (perché è costituito da un insieme di tessere  che sono gli adempimenti messi nel posto giusto) che si basa su un check up iniziale nel quale si raccolgono tutte quelle informazioni necessarie per predisporre un Action Plan triennale nel quale vengono definite le attività necessarie per essere sempre in linea  ed in tempo utile con i requirements legislativi e normativi in materia di QHSE.

I vantaggi nell’implementare questo approccio sono:

• tenuta sotto controllo delle scadenze e fornitura costante del servizio in modo da garantire la conformità alla normativa vigente ed agli standard internazionali;
• sinergia di tempo ( e conseguente risparmio) nella programmazione delle attività nel medio- lungo periodo rispetto ad una pianificazione di singole attività;
• scheduling con tempi e costi certi (utile per definizione del budget aziendale);
• approccio customizzato sull’organizzazione e uniformità dell’approccio (in modo da evitare documenti differenti che non parlano tra di loro, formazione non allineata ai DVR ed ai programmi di miglioramento, ridondanza di informazioni)
• rateizzazione dei costi in quanto il pagamento del servizio viene diluito in 3 anni.

Sono davvero molte le realtà che hanno aderito e continuano ad aderire a questa soluzione e noi continueremo a lavorare quotidianamente per migliorarla e renderla sempre coerente con l’evoluzione dei tempi.

Cercare dunque una relazione strutturata con un partner in ambito SSL risulta molto più conveniente dell’ottimizzazione locale, basata sul risparmio nel singolo preventivo. I costi nascosti nelle attività 1-7 risultano talvolta superiori o paragonabili al costo del servizio acquisito.

Certamente è importante poter contare su un partner affidabile, competente e strutturato. Se ancora non ne conosci uno con queste caratteristiche, contattaci, Vistra potrebbe essere la soluzione che stai cercando.

Per maggiori informazioni, guarda il video

Un saluto

L'articolo MOSAICO: la differenza tra un RSPP esterno e un piano di supporto pluriennale strutturato proviene da Vistra Srl.