È frequente durante un audit trovarsi di fronte a documenti che presentano evidenti sintomi di inutilizzo:

– consistente strato di polvere che li ricopre;

– data vecchia di qualche anno su un documento che sembra appena stampato;

– documento non conosciuto dal responsabile di processo;

– documento scarsamente accessibile (ad es. sotto una pila di raccoglitori).

Appurato che il documento sia effettivamente necessario, una delle principali cause per il mancato utilizzo è spesso il formato in cui è redatto.

La rappresentazione tradizionale è quella testuale. Il pensiero testuale è caratterizzato da un aspetto sequenziale e lineare perciò per comprendere un documento è necessario leggerne tutti i contenuti. Nel caso di una rappresentazione testuale molti utenti sono costretti a leggere anche informazioni che non li riguarderebbero direttamente.

È stato dimostrato che la maggior parte della popolazione riesce a comprendere meglio un’attività se viene presentata sotto forma grafica e non come testo o a voce.

La rappresentazione basata su diagrammi di flusso (relationship diagrams, logogrammi) è un ottimo strumento per il redattore che deve modellare con forme grafiche predefinite la situazione da descrivere.

La realizzazione di questa rappresentazione costringe il redattore a giudicare obiettivamente permettendogli di compiere delle modifiche all’organizzazione ancora in fase di formalizzazione, miglioramenti indotti, grazie ad una visione più astratta e globale. Riesce ad individuare meglio i percorsi critici ed isolare azioni inutili.

Ci si può imbattere in questo miglioramento intrinseco della rappresentazione grafica durante un progetto di trasformazione di procedure dal formato testuale a quello grafico. L’effetto è talmente sorprendente ed evidente che a tale scopo abbiamo preparato dei workshop specifici che vengono utilizzati durante gli insegnamenti nei corsi e nei master sulla mappatura dei processi.

Quello che accade è che, spesso, le procedure testuali hanno sembrano avere un senso compiuto e logico, la lettura è scorrevole ma non riusciamo a trovare l’informazione.

L’utilizzo di forme impersonali come “si dice”, “viene emesso”, portano spesso a descrizioni ambigue che non consentono di individuare in modo preciso ed univoco le responsabilità e la possibilità di rispondere alla domanda “chi fa che cosa?”

Le rappresentazioni testuali, soprattutto se corredate da specifiche regole e metodologie, spesso costringono a individuare tutti questi aspetti.

In buona sostanza con una descrizione testuale è possibile scrivere delle frasi di senso compiuto ma tralasciando alcuni degli elementi fondamentali del modello dei processi descritto nei precedenti articoli.

Un altro errore tipico che si può commettere nelle descrizioni testuali è quello di saltare dei passaggi. Potete immaginare come dal punto di vista grafico questo sia molto più difficile perché comporterebbe una discontinuità sul diagramma di flusso.

Questa rappresentazione permette di semplificare il modello che viene ridotto ad una serie di forme con una visualizzazione coerente e chiara. L’utente può facilmente effettuare delle scelte mentre visualizza il logigramma e spostarsi agevolmente da un’azione all’altra.

Le forme e i simboli utilizzati nei logigrammi hanno un significato simbolico proprio che permette di avere una visione immediata di molte informazioni.

Il pensiero grafico permette di rappresentare anche i sistemi complessi in modo semplice, naturale e di rapida comprensione. Come il nostro cervello il pensiero grafico ha una visione globale e sistemica dei processi, procede per associazioni di idee e elimina i percorsi superflui.

Grazie all’aspetto dinamico e all’approccio semplice il pensiero grafico facilita la partecipazione e comprensione da parte di tutti.

Per dare un’idea concreta del risultato desiderato può essere utile considerare che i documenti devono assumente dei formati e delle rappresentazioni tali da essere utilizzate come un calendario. Pur se impegnati nello svolgere una specifica attività quando ci serve un’informazione circa data, impegni, scadenze, basta alzare la testa per una veloce occhiata al calendario e proseguire l’attività avendo reperito l’informazione necessaria.

Sicuramente avendo a disposizione documenti redatti in forma grafica che stiano in una singola pagina, con immagini, figure, simboli e poche importanti parole da leggere, rende più facile immaginare un simile utilizzo.

In realtà l’utilità di un simile formato va ben oltre, perché avvicina il modo di pensare a quello della mente umana da un lato (per associazione di idee) e ai digrammi che rappresentano le architetture dei processi informatici dall’altro.

Una sistema di gestione per la qualità descritto con linguaggio grafico è già una parte molto importante delle specifiche necessarie per la realizzazione di un gestionale aziendale.

In un sistema informatizzato l’inserimento di ulteriori importanti automatismi, collegamenti ipertestuali, postazioni informatiche ai posti di lavoro (anche in produzione) possono rendere ancora più integrati i processi, le loro rappresentazioni, gli strumenti utilizzati.

Ogni elemento del grafico può avere un collegamento ipertestuale che può lanciare un filmato esplicativo, una maschera del SW di produzione, la scheda di produzione per inserire l’esito dei controlli e controllare il WIP).

Vistra è in grado di supportare le aziende italiane in tutto il mondo per le problematiche di Qualità, Sicurezza sul Lavoro ed Ambiente.

Se vuoi approfondire l’argomento, guarda il video.