Progetti di QHSE internazionale: “la complessità amministrativa”

Affrontare un progetto di QHSE internazionale presenta delle complessità non solo a livello tecnico/normativo o culturale e linguistico, come abbiamo visto negli articoli precedenti, ma anche a livello amministrativo.

Questo è uno degli aspetti per cui è fondamentale rivolgersi a un’organizzazione strutturata e che abbia un’esperienza consolidata per evitare possibili problemi.

In un precedente articolo abbiamo affrontato la complessità a livello generale ma in questo articolo cercheremo di dare maggiore spazio alle tematiche amministrative.

Aspetti amministrativi

Gli aspetti amministravi possono essere molto complessi e cambiano da paese a paese. In linea di massima anche in questo caso possiamo immaginare una complessità crescente passando da UE ad Extra UE, ma ci sono delle eccezioni.

Probabilmente le complessità sono davvero molte e chi si occupa di servizi ne affronta solo alcune. Se cominciamo a parlare di prodotti allora intervengono anche tutti gli aspetti doganali, di marcatura e molto altro ancora. Non ce ne vogliano perciò gli esperti amministrativi che padroneggiano da anni questi livelli di complessità. Questa trattazione non ha la pretesa di essere esaustiva, ma solo di mettere in evidenza una serie di aspetti che potrebbero sembrare poco pertinenti quando si sceglie un partner per il supporto QHSE internazionale e di offrire qualche spunto di riflessione a chi è impegnato nella qualifica e nella selezione dei propri partner.

La nostra esperienza deriva da varie fonti ed è un mix di competenze che abbiamo acquisito da un lato grazie al supporto di validi consulenti specializzati, dall’altro attraverso imprevisti ed errori, che ci hanno insegnato molto durante il nostro percorso.

Dal punto di vista degli esperti di contabilità a livello internazionale può sembrare a prima vista un aspetto più comune e più diffuso ma non è così. Le organizzazioni strutturate in grado di supportare le aziende italiane in più di un singolo paese sono effettivamente poche. Ormai da diversi anni Vistra ha instaurato una vera e propria partnership con l’azienda leader in Italia: IC & Partners, una partnership doppiamente vincente e sinergica. Da un lato perché i nostri servizi sono complementari, quindi possiamo offrire al cliente un’assistenza a 360° per un progetto all’estero. Dall’altro perché troviamo il supporto tecnico necessario per affrontare le complessità amministrative che, immancabilmente, si presentano sul nostro percorso.

I pagamenti

Ricordando gli episodi e le complessità mi viene in mente un elenco così lungo che non saprei nemmeno da dove cominciare, ma proviamo dal più semplice: i pagamenti.

Effettuare o riceve pagamenti non è così banale con paesi stranieri per tanti motivi. Prima di tutto il discorso valuta. In quale valuta è stato stabilito il contratto? E se ci sono più attori in gioco, ad esempio un partner locale oltre al team interno, la valuta è la medesima del contratto con il cliente?

Il rischio cambio può essere importante e va tenuto in debito conto ma non è il solo e unico problema.

Ricordo un caso per un progetto in Algeria per cui i pagamenti del governo dovevano essere fatti in parte in Dinari Algerini e il cliente ci aveva proposto un pagamento che considerasse una percentuale anche per noi in tale valuta. Purtroppo però tale valuta è molto difficile da utilizzare al di fuori dell’Algeria stessa è una valuta a tutti gli effetti “non convertibile”.

Il pagamento in se poi è un altro problema perché può avere dei costi molto importanti a seconda del paese. Per un pagamento di 2000 EUR possono esserci anche 80€ di spese per il bonifico! I fattori che impattano sono molti: paese di partenza e di destinazione, banche mittente e destinatario ed altro ancora. Ma l’aspetto fondamentale è che questo aspetto deve essere investigato prima e deve essere definito chiaramente a contratto chi sostiene i costi bancari sia con il cliente che con gli eventuali partner locali.

Lavoro in UE

Anche lavorare all’interno dell’unione Europea può presentare problemi amministrativi. La vigente legislazione europea “anti dumping” è stata recepita dai diversi paesi della comunità con un diverso grado di rigorosità a livello di applicazione. Chi è abituato alla gestione degli spostamenti di personale in EU sa bene che è molto più complesso inviare un lavoratore italiano in Francia piuttosto che in Polonia o in repubblica Ceca. Molte volte poi capita che gli interlocutori con sui si dialoga non siano a loro volta esperti e non sanno bene cosa richiedere. Magari si trovano di fronte a una molteplicità di casi ma non conoscono il tuo, per cui nella compilazione del modello A1 per il lavoro all’estero in EU chiedono a un professionista i documenti che può dare solo un dipendente e la situazione rischia lo stallo.

È quindi necessario conoscere molto bene tali normative, per poter argomentare ed eventualmente gestire casi particolari. Beninteso, sono cose che possono capitare anche in Italia: ad esempio quando un partner con una SRL a socio unico senza dipendenti viene richiesto il DURC per l’ingresso in cantiere. Ma almeno in questo caso i riferimenti di supporto e la lingua aiutano a risolvere il problema. Effettivamente non è comunque facile, ma immagina di doverlo risolvere magari in una lingua diversa e senza un professionista preparato sulla materia specifica.

Aspetti più banali possono derivare a livello Europeo quando si lavora con partner che non sono iscritti al VIES, per cui è necessario applicare l’IVA e poi gestire il possibile recupero dell’IVA. In certi casi possono nascere delle situazioni sgradevoli che causano la perdita dell’IVA e quindi un problema da gestire. Ricordo un caso di un consulente portoghese con regime agevolato senza IVA che poi, superando una determinata soglia ha dovuto applicare l’IVA ma non si era iscritto al VIES.

Mettetevi comodi, l’elenco è ancora lungo!

Il personale

Un’altra categoria di problemi è legata al personale utilizzato. Se non è personale locale e ti trovi fuori dalla UE c’è tutta la questione VISA da gestire. Non serve pensare a chissà che paese esotico. Facciamo l’esempio degli USA: ottenere un Working VISA richiede tempo e non è affatto semplice e con un business VISA i tempi sono limitati. In taluni casi vengono cercate delle scorciatoie amministrative, ma è necessario essere molto prudenti perché se un lavoratore con Business VISA ha un infortunio mentre sta svolgendo una mansione che avrebbe richiesto un working VISA i guai possono essere seri e l’assicurazione potrebbe non pagare.

Sulle coperture assicurative scriveremo un articolo specifico, perché è un altro mondo che va comunque gestito. Consideriamo comunque di base che è difficilissimo trovare delle coperture a livello mondo che siano specifiche per attività QHSE, magari poco conosciute e quindi difficilmente stimabili in termini di rischio.

Organizzazione stabile

Altro aspetto da tenere in considerazione è il concetto di “stabile organizzazione”. Lavorando in determinati paesi, a seconda degli accordi bilaterali tra i singoli stati, possono instaurarsi delle situazioni per le quali si sia costretti a pagare le imposte localmente e si debba poi avviare un procedura con l’agenzia delle entrate per evitare la doppia imposizione. Questo aspetto dipende da molteplici fattori ma deve essere curato in modo adeguato perché altrimenti è il cliente che può andarci di mezzo. Ricordo un caso per un progetto in India, rispetto al quale se il problema della stabile organizzazione non fosse stato risolto, il cliente per cui lavoravamo avrebbe potuto passare dei guai con le autorità locali.

In questi casi è fondamentale mantenere un approccio collaborativo teso a condividere le conoscenze per aiutare a risolvere i problemi e il fatto di poter contare su professionisti preparati che possano offrire un adeguato supporto.

A parte tutto questo ci sono poi tutte le registrazioni contabili che aumentano di complessità: esterometro, registri IVA, dati suddivisi per paese per le compagnie assicuratrici e via dicendo.

Lavorare all’estero

Per lavorare all’estero in un progetto QHSE non basta essere dei professionisti della sicurezza sul lavoro, della qualità o dell’ambiente a livello internazionale. È necessario disporre di una struttura adeguata a supporto che possa evitare la maggior parte dei problemi e che sia in grado di gestire i problemi residui.

Affidarsi a partner improvvisati o poco esperti da questo punto di vista può comportare problemi di varia natura, ma quasi sempre con costi superiori alla differenza di costo del partner strutturato. Come potrai intuire dalla lettura di questo articolo, che non ha la pretesa di essere esaustivo, ma che vuole sottolineare la complessità attraverso esempi vissuti direttamente, la gestione di questa complessità richiede parecchie risorse:

  • Risorse interne preparate
  • Processi in più per gestire la complessità amministrativa internazionale
  • Consulenti esterni specialisti in contabilità internazionale, assicurazioni internazionali, gestione del personale in tutto il mondo.

Volendo sintetizzare i punti fondamentali per affrontare queste tematiche sono:

  1. Scegliere partner strutturati
  2. Avere un atteggiamenti collaborativo nella risoluzione dei possibili problemi

Diversamente i costi possono rivelarsi molto, molto più alti a fronte di un illusorio risparmio iniziale.

Quando ci si rivolge a Vistra si beneficia dunque non solo dell’esperienza specifica nel QHSE internazionale dal punto di vista tecnico e normativo, ma anche della capacità di gestire persone e aspetti amministrativi, contabili, finanziari, logistici e di security a livello internazionale.

Vistra è in grado di supportare le aziende italiane in tutto il mondo per le problematiche di Qualità, Sicurezza sul Lavoro ed Ambiente.

Se vuoi approfondire l’argomento, guarda il video.

Autore: Federico Olivo
Laureato in ingegneria Gestionale, ha maturato la sua esperienza per la qualità nel settore militare. Tra i fondatori di Vistra nel 2000 è oggi Presidente della società. In oltre 20 anni di operatività nel settore della Qualità ha lavorato in Italia ed all’estero per aziende di ogni dimensione ed in molteplici settori. Con una grande esperienza nella mappatura dei processi tiene lezioni in Master e corsi universitari, co-autore del libro “la guida del sole 24 ore alla Qualità” edito dal Sole24ore.

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